Сначала определите задачу
Не стоит начинать с оформления. Сначала важно понять, какую ситуацию должна закрыть инструкция: оформление заявки, работа с сервисом, выдача документов, подготовка отчёта или другой повторяющийся процесс.
Если задача сформулирована точно, легче убрать лишний текст и оставить только то, что помогает выполнить действие.
Разложите процесс на шаги
Сотруднику нужен не общий рассказ, а порядок действий. Хорошая инструкция отвечает на вопросы: с чего начать, что нажать, где взять данные, что проверить и что считать готовым результатом.
- один шаг — одно действие;
- сначала главное, потом детали;
- ссылки рядом с нужным шагом;
- сложные места отдельно отмечены.
Пишите простым языком
Инструкция не должна звучать как официальный документ, если от неё ждут быстрого действия. Лучше заменить тяжёлые обороты на обычные формулировки: «заполните форму», «прикрепите файл», «проверьте дату», «отправьте руководителю».
Если фразу приходится перечитывать два раза, её стоит упростить или разделить на два предложения.
Добавьте навигацию и примеры
Сотрудники быстрее разбираются, когда в инструкции есть заголовки, короткие блоки, скриншоты, примеры заполнения, чек-лист и ответы на частые вопросы.
Даже простой визуальный порядок помогает: человек видит начало, шаги, важные предупреждения и итог.
Сделайте инструкцию удобной для обновления
Процессы меняются, поэтому инструкция должна быть не красивым разовым файлом, а материалом, который можно поправить без полной переделки. Хорошо работают отдельные блоки, понятные названия разделов и ссылки на актуальные источники.