«Доводим до вашего сведения, что в целях оптимизации рабочих процессов необходимо в срок до...» — если ваши внутренние письма начинаются так, скорее всего, их закрывают на второй секунде.
Канцелярит и сложные официальные формулировки убивают вовлечённость. Сотрудники упускают важные изменения не потому, что им всё равно, а потому что текст физически больно читать.
Чтобы корпоративные новости, объявления и инструкции читали, понимали и применяли, используйте несколько простых правил.
1. Переводите на человеческий
Было: «Ввиду ухудшения эпидемиологической обстановки руководством принято решение о временном переводе штата на дистанционный режим функционирования».
Стало: «Привет, команда! С понедельника мы временно переходим на удалёнку, чтобы никто не болел. Все доступы к рабочим сервисам остаются прежними».
Когда текст звучит живо, его проще прочитать и понять. Особенно если речь идёт о срочных изменениях, новых правилах или важных дедлайнах.
2. Сначала суть, потом подробности
Главная мысль должна быть в первом абзаце, а лучше — в заголовке.
Не заставляйте людей продираться сквозь предысторию, чтобы понять, что конкретно от них требуется и в какой срок.
Хорошая внутренняя новость быстро отвечает на вопросы:
- что изменилось;
- кого это касается;
- с какой даты;
- что нужно сделать;
- где посмотреть подробности.
3. Добавьте воздуха
Сплошной массив текста пугает.
Дробите абзацы, используйте списки и выделяйте ключевые мысли. Человек сначала сканирует текст глазами и только потом принимает решение читать.
Что помогает:
- короткие абзацы;
- подзаголовки;
- списки;
- выделение важных сроков и действий;
- понятные ссылки на формы и документы.
4. Используйте визуальные акценты
Важные примечания, дедлайны или ссылки на формы документов должны визуально выделяться из общей массы текста.
Это не значит, что каждую рассылку нужно превращать в плакат. Иногда достаточно аккуратной плашки, выделенного блока, иконки или короткой памятки.
Главное
Внутренние коммуникации работают лучше, когда они написаны по-человечески: без канцелярита, лишней воды и тяжёлых формулировок.
Сотрудникам не нужно «догадываться», что от них хотят. Им нужно быстро понять суть и спокойно выполнить действие.
Чтобы памятки, посты и инструкции выглядели аккуратно и привлекали внимание, можно использовать готовые визуальные элементы. В разделе «Полезное» можно разместить стикеры, шаблоны, чек-листы и другие материалы для внутренних коммуникаций.